会議が長引く、終わっても次の行動が決まらない。そんな場合は、会議の前・最中・後に何をするかを見直すと整理しやすくなります。時間短縮や生産性の改善幅は会議の目的によって異なり、「2倍」になると保証することはできません。
会議前：目的と議題を決める
まず「情報共有」「意見収集」「意思決定」のどれが目的かを明確にします。議題、必要な資料、決めたい事項を事前に共有しましょう。資料を読むだけで済む内容なら、会議以外の方法も検討できます。
参加者と時間を調整する
決定に関わる人、必要な知識を持つ人を確認して招集します。人数や時間の目安は議題に合わせて決め、複雑な検討を一律に短時間で終わらせようとしないことも大切です。
会議中：論点と決定事項を分ける
進行役は議題から外れた話題を控え、未解決の論点は別途記録します。事実、意見、決定事項を区別すると、後で内容を確認しやすくなります。発言しにくい人がいる場合は、事前の意見収集や順番に話す方法も試せます。
会議後：「誰が・何を・いつまでに」を残す
決まったことだけでなく、担当者と期限、保留事項を短く記録して共有します。次回までに確認する情報があれば、それも明記しましょう。会議を減らすこと自体ではなく、必要な判断と作業が進むことを目標にします。
記録ツールを使う場合の注意
録音やAIによる文字起こしを使う場合は、参加者への説明、社内ルール、機密情報の扱いを先に確認してください。自動生成された議事録は誤りがあり得るため、決定事項や担当者を人が確認します。
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